BASE DE DATOS

Base de datos en Excel

Hasta ahora hemos usado Excel básicamente para realizar cálculos con datos numéricos mantenidos en celdas de las hojas.

En Excel también podemos trabajar con bases de datos.

Las bases de datos contienen tablas; las filas son los registros; las columnas se corresponden con los campos de los registros.

Las capacidades de Excel para el manejo de base de datos son mucho más limitadas que las de Microsoft Access, ya que Access es una aplicación diseñada específicamente para gestionar base de datos.

Sin embargo, si las necesidades de gestión de la base de datos son sencillas, a menudo Excel puede servir perfectamente. Si las posibilidades de Excel se quedan cortas, entonces habrá que recurrir a Access u otro sistema de gestión de base de datos.

Conceptos básicos de base de datos

Las tablas normalmente se interpretan como listas.

Las filas de la tabla se corresponden con los elementos de la lista. La lista tienen tantos elementos como filas tenga la tabla (sin contar la fila superior de títulos). Cada elemento de la lista se denomina registro.

Todos los registros tienen la misma estructura. La estructura viene dada por un conjunto de campos, las columnas de la tabla. Cada campo es un dato del registro. Cada registro está compuesto por datos de los campos que tiene definidos.
Dos son las operaciones básicas que debemos poder realizar con la base de datos:

Ω Organizar (ordenar) los registros con un orden determinado.
Ω Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar cierta información fácilmente.

Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor en cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opción Ordenar del menú Datos. Excel selecciona automáticamente todos los registros de la base de datos.

Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que seleccionar el grupo antes de elegir la opción del menú

Ordenamiento de la base de datos

Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. Excel detecta la fila de encabezamiento (nombres de los campos) y permite entonces seleccionar las columnas por los nombres de los campos.